Giorgio Busetto
(Archivio A.S.A.C. della Biennale)

Biennale di Venezia: notizie da un'esperienza in corso

Premessa
L’organizzazione degli archivi gestiti dall’ASAC e la suddivisione degli oggetti in 'teche' in base al tipo di supporto ha importanti motivazioni inerenti alla gestione degli oggetti stessi, alla definizione delle diverse persone responsabili della catalogazione e della conservazione.
Detto questo, la creazione del database può essere un’ottima occasione per ripensare la classificazione degli oggetti come appartenenti a specifici insiemi (tipicamente, cineteca, fototeca e mediateca). In particolare, la tecnologia dei database consente di effettuare delle classificazioni in automatico a partire dalle informazioni contenute, ad esempio sul tipo di formato o di supporto. Non è quindi necessario differenziare la fototeca dalla cineteca, perché queste potranno essere ottenute come 'viste' del database.
La peculiarità dei diversi formati, nonché il diverso interesse e la diversa prospettiva dei volumi di accesso, possono comunque portare ad una specializzazione del database in diversi elementi che possono corrispondere ad una o più 'teche'. Si è tuttavia lavorato soprattutto nella direzione di unificare l’approccio alla rappresentazione e alla ricerca dell’informazione all’interno del database, in modo da considerarlo un’unica mediateca (nel senso più ampio del termine), che si poteva specializzare in cineteca, fototeca, audioteca e così via.

Per questo motivo si è introdotto il concetto generale di SUPPORTO, che raccoglie in sé le caratteristiche comuni a tutti i tipi di supporto, siano essi pellicole infiammabili o DVD. Anche se non è ancora condotta l’analisi di tutti i fondi, l’approccio proposto ha l’ambizione di rappresentare, minimizzando gli interventi successivi, anche il fondo documentale e il fondo storico, che risultano rappresentati semplicemente da altri tipi di media.
Va tenuto presente che, nell’organizzazione attuale del database, tutti gli oggetti (fisici e digitali) fanno capo ad un’unica rappresentazione generale, OPUS, che si specializza poi negli oggetti tipici delle attività della Biennale, in gran parte rappresentati tramite le ben note schede ministeriali (OAC, F, S). Analogo tipo di generalizzazione viene fatta  per i diversi tipi di testimonianze documentali, facenti tutti capo all’entità TESDOC. Anche se questa informazione può essere trasparente agli utenti, all’interno del database, i due concetti sono rappresentati dalla stessa entità, OPUS‐TESDOC, utilizzando dei flag per definire se ogni singolo oggetto sia una OPUS, una TESDOC o entrambe.
In alcuni casi, l’entità SUPPORTO sarà particolarmente 'leggera', perché conterrà pochissime informazioni aggiuntive rispetto a quelle contenute in OPUS‐TESDOC. Ad esempio per le opere del fondo artistico, descritte dalla combinazione dell’entità OPUS‐TESTDOC e OAC (oltre ad altre entità di supporto), verrà indicata solamente la collocazione e le analisi sullo stato di conservazione. Analogo discorso per le foto e i manifesti. Nel caso delle foto, il SUPPORTO rappresenterà i FASCICOLI.
L’entità SUPPORTO risulta invece particolarmente utile per rappresentare i film presenti in cineteca e tutte le tipologie di dati contenuti nella mediateca, che si suppongono particolarmente legati alle testimonianze documentarie nei settori DMT, il cui inserimento è il prossimo obiettivo del lavoro.
 
Entità: SUPPORTO
Generalizza il concetto di FASCICOLO, introdotto per SCATTO, presentandosi come generico contenitore di OPUS‐TESDOC.
Le tipologie di supporti vanno dalle pellicole, ai nastri audio/video, ai vinili, ai diversi formati digitali. E’ necessario un vocabolario controllato, ovviamente estensibile, a cui uniformarsi nella definizione della tipologia.
Caratteristiche generali:
• Ogni SUPPORTO ha una COLLOCAZIONE, quindi è il supporto che indica dove si trova l’oggetto fisico, non l’OPUS‐TESDOC; infatti fino ad ora non è stata introdotta la collocazione degli oggetti.
• Le REVISIONI, intese come descrizioni incrementali dello stato di conservazione e descrizione di eventuali restauri, diventano una caratteristica di SUPPORTO, e non più di OPUS‐TESDOC. Al momento non ci dovrebbe essere nessun record nella tabella REVISIONI, quindi il cambiamento è assolutamente trasparente.
• Un SUPPORTO può contenere diverse OPUS‐TESDOC (CD‐ROM con collezioni di foto, DVD con due film all’interno o un’intervista), una OPUS‐TESDOC può essere contenuta in più di un SUPPORTO (FILM di cui sono disponibili diverse pellicole): si tratta quindi di una relazione molti‐a‐molti.
Attributi generali:
• Un numero di inventario, eventualmente ereditato da OPUS‐TESDOC nel caso di OAC, MANIFESTI e SCATTI, che sarà quello attributo dai curatori agli oggetti presenti in mediateca e cineteca.
• La teca nella quale l’oggetto è stato catalogato in passato, per mantenere una continuità con il pregresso nel modo di classificare gli oggetti.
• Uno o più Autori, sia PERSONE che ENTI, che possono indicare chi ha realizzato un particolare fascicolo di foto, chi ha prodotto il CD‐ROM, chi ha registrato l’esecuzione nel caso di dischi acquistati.
• Un Titolo, con le stesse convenzioni per le lingue utilizzate nel resto del database.
• Sono presenti anche informazioni sulle Date (creazione ed acquisizione) più un campo Note.
• In qualità di 'raccoglitore di oggetti', il SUPPORTO avrà tra i suoi attributi anche la Numerosità degli oggetti contenuti (come avveniva per FASCICOLO). La possibilità di utilizzare un supporto anche per raggruppare oggetti identici (tipicamente per i MANIFESTI) viene invece inserita nella tabella 'ponte' che lega SUPPORTO a OPUS‐TESDOC.
• Estensione del meccanismo, già introdotto per i singoli SCATTI, per indicare se il supporto è una Copia di altri inventariati.
Attributi specifici, utili per FILM e in prospettiva per il settore DMT:
• Il Formato del supporto, sia analogico che digitale.
• La Tipologia del supporto fisico, utilizzando un vocabolario controllato come detto sopra.
• Nel caso di audio e video, la Durata complessiva.
• Tutti gli attributi utili già introdotti in PELLICOLA (Infiammabile, Sonoro, Lingua)
• Riferimento agli Standard di codifica utilizzati.
 
Tabella ponte tra SUPPORTO e OPUS‐TESDOC
Garantisce la relazione molti‐a‐molti tra i supporti e gli oggetti contenuti. Ha quindi tra i suoi attributi i riferimenti di chiave esterna per SUPPORTO e OPUS‐TESDOC.
Per gestire la collocazione di molte copie dello stesso oggetto, come nel caso di MANIFESTI e SCATTI, indica la Numerosità degli oggetti identici OPUS‐TESDOC contenuti nello stesso SUPPORTO.
Nel caso di un SUPPORTO che contiene più di una OPUS‐TESDOC, ad esempio nastri audio con più brani, VHS con due film o CD‐Rom contenenti anche diversi media, il Percorso per ottenere i dati. Questo può essere nella forma di: numero di traccia audio/video, posizione lungo il nastro, percorso assoluto nel file system del CD‐Rom o DVD‐Rom.
Nel caso della stessa OPUS‐TESDOC suddivisa in più supporti, il Numero d’ordine del supporto.
 
Entità MULTIMEDIA
Si prevede che, con il passare del tempo, gran parte delle informazioni digitali saranno contenute esclusivamente nel database, a causa dell’invecchiamento dei supporti fisici, sia per il rischio di perdita dati per rottura che in termini di irreperibilità dell’hardware per la lettura.
Questo già succede per le foto digitali, infatti è presente nel database l’entità IMMAGINI, che è legata a OPUS‐TESDOC con un riferimento di chiave esterna, e viene utilizzata soprattutto per SCATTI. Data l’immediatezza della rappresentazione di immagini digitali all’interno di un qualsiasi browser, e data l’importanza e la frequenza di accesso alle foto digitali, l’entità IMMAGINI verrà mantenuta.
Verrà invece aggiunta un’entità MULTIMEDIA, che raccoglie sia i riversamenti in digitale inseriti nel database e accessibili via Web (film, concerti) che informazioni non necessariamente presenti negli archivi fisici, ma utili per gli utenti, come ad esempio trailers, spezzoni di interviste, estratti di spettacoli. L’unica differenza tra i due casi è che deve essere indicato il numero di inventario dell’originale nel caso di riversamenti, mentre nel caso di valore “null” viene assunto che l’informazione è presente esclusivamente nel database.
L’entità può essere anche utilizzata per creare una descrizione visuale di una OPUS‐TESDOC senza voler inserire i metadati di questa informazione (oppure si abbiano altre priorità nell’inserimento dei metadati).
Attributi:
• Nome e Percorso del file.
• Formato
• Durata (visto che non sono immagini sono media che si sviluppano nel tempo)
• Dimensione
• Riferimento all’eventuale plug‐in necessario per la visualizzazione del file, nel caso di formati
audio/video particolari (animazioni flash) oppure di tipologie speciali (modelli 3D, realtà virtuale).

 
COLLOCAZIONE
In base alle descrizioni fatte sulle tipologie di collocazione, si prevede una struttura a cinque livelli. Ci sono
tre macroclassi di collocazioni:
• Interna
• Comodato
• Esterna
Nel secondo e terzo caso è ritenuto sufficiente indicare quale tra gli ENTI conserva fisicamente la OPUS‐TESDOC, quindi con un riferimento alla già largamente utilizzata tabella ENTI.
Nel caso di collocazione interna, vengono considerati i seguenti livelli:
1. EDIFICIO: raggruppa le informazioni di Nome, Indirizzo, Recapiti, Orario di apertura, Responsabile dell’edificio che contiene fisicamente l’oggetto. Dato che le informazioni sono articolate e comuni a molti oggetti, le informazioni saranno mantenute in una tabella esterna (anche per evitare incongruenze).
2. LOCALE: indica il nome della stanza, sala, corridoio dove è mantenuto l’oggetto. Visto che la denominazione dei locali viene gestita a livello di responsabili degli edifici, e non è sicuramente standard, il campo è di testo libero. Un campo aggiuntivo può indicare, se ritenuto rilevante, la posizione fisica del locale nell’edificio (piano, ala, zona).
3. ARREDO_CONTENITORE: termine che raggruppa le diverse tipologie (armadio, cassettiera, griglia, scaffale) che andranno indicate con una sigla in un campo apposito, mentre l’informazione più importante è il numero di codice dell’arredo, che viene rappresentato con un campo alfanumerico per tenere conto di vecchie denominazioni (tipo A65‐bis).
4. ARREDO_ELEMENTO: ogni arredo si divide in elementi (ripiano, cassetto, lato) di cui non è necessario specificare il nome, ma semplicemente il numero di codice, anche questo alfanumerico per i motivi suesposti. Questo campo, come il precedente, non è obbligatorio, perché potrebbe non potersi applicare ad alcuni oggetti (opera d’arte messa al centro di una sala) o ad alcuni arredi non frazionabili in elementi.
5. INVOLUCRO: coincide con il supporto, visto che è il raccoglitore finale di uno o più oggetti.
Per alleggerire la gestione del database, visto che vi sono delle tipologie di opere che coincidono con il loro supporto (i manifesti, le opere presentate ad arti visive, le foto singole), le informazioni di collocazione sono contenute dentro l’entità SUPPORTO.